HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE BAARNSE SCHAAKVERENIGING
(versie 4 november 2011)
Algemene bepaling
artikel 1
In het Huishoudelijk reglement worden regels gesteld ter nadere uitvoering en toepassing van de Statuten van de Baarnse Schaakvereniging en is – eventueel naast andere reglementen – voorwaardenscheppend voor een goed en ordelijk verloop van clubavonden en andere verenigingsactiviteiten.
Accommodatie
artikel 2
Het bestuur zorgt voor een accommodatie in de gemeente Baarn waar de vereniging haar schaakactiviteiten rustig en ongestoord kan uitvoeren. Deze accommodatie zal tenminste over een zaal voor senioren- en een zaal voor jeugdactiviteiten dienen te beschikken.
Clubavond
artikel 3
Iedere vrijdag wordt een clubavond gehouden. Indien een algemeen erkende feest- of herdenkingsdag op een vrijdag valt, wordt in beginsel geen clubavond gehouden. Tijdens vakantieperiodes en indien door onvoorziene omstandigheden tijdelijk geen accommodatie beschikbaar is, kan het bestuur bepalen, dat gedurende een vast te stellen periode geen clubavonden plaatsvinden.
artikel 4
De tijdens deze clubavonden te spelen interne competitie en bekercompetitie worden gespeeld volgens het door de algemene vergadering vastgestelde wedstrijdreglement.
artikel 5
Tijdens schaakwedstrijden wordt door iedereen de nodige orde en stilte betracht. De tot de spelers ter beschikking staande schaakspellen en schaakklokken zijn eigendom van de Baarnse Schaakvereniging. Bij verlies of beschadiging wordt de schade op de veroorzaker daarvan verhaald. De penningmeester bepaalt de hoogte van de te verhalen schade.
artikel 6
Tijdens verenigingsactiviteiten mag in de daarvoor ter beschikking staande zalen niet gerookt worden.
Bestuur
artikel 7
Het bestuur bestaat uit minimaal drie meerderjarige personen. De tussen de bestuursleden te verdelen functies bestaan uit: voorzitter, secretaris, penningmeester, extern wedstrijdleider, intern wedstrijdleider en jeugdleider. Behoudens het voorzitterschap verdelen de bestuursleden deze functies zo spoedig mogelijk na een algemene vergadering waarin bestuursbenoemingen hebben plaatsgevonden. Een bestuurslid kan meer dan één van de genoemde functies uitoefenen, zij het dat de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester door verschillende bestuursleden dienen te worden vervuld. Het bestuur is bevoegd meer functies in het leven te roepen, welke eventueel ook door andere leden of niet-leden uitgeoefend kunnen worden.
artikel 8
Bestuursleden worden voor een periode van twee jaar benoemd. Na die periode treden zij af, maar zijn terstond herkiesbaar. Om de continuïteit binnen het bestuur zo veel mogelijk te waarborgen, wordt door het bestuur een rooster van aftreden gehanteerd, waarbij rekening wordt gehouden dat de voorzitter en de secretaris niet gelijktijdig aftredend zijn. In een tussentijdse vacature voorziet het bestuur; het nieuwe bestuurslid neemt de plaats van zijn voorganger in. Bedoeld rooster wordt door de secretaris bijgehouden. Indien het aantal door de algemene vergadering benoemde bestuursleden minder dan drie is geworden, is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen om in de vacatures te voorzien.
artikel 9
Het bestuur draagt zorg voor een goed beheer over aan de vereniging toebehorende goederen.
Lidmaatschap
artikel 10
Aanmelding geschiedt schriftelijk bij de secretaris van de vereniging. De secretaris zorgt ervoor dat een lid ook wordt ingeschreven bij de Stichts-Gooise Schaakbond en de Koninklijke Nederlandse Schaakbond. Een lid is verplicht wijziging in de verstrekte gegevens zo spoedig mogelijk door te geven aan de secretaris.
artikel 11
Opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden tegen het eind van het verenigingsjaar (dat loopt van 1 september tot en met 31 augustus) met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. De opzegging geschiedt schriftelijk bij de secretaris van de vereniging. De contributie blijft evenwel verschuldigd tot het eind van het verenigingsjaar, tenzij het bestuur op een daartoe ingediend verzoek anders beslist.
Contributie
artikel 12
De contributie wordt bij vooruitbetaling voldaan door storting van het verschuldigde bedrag op de daarvoor bestemde en door de penningmeester kenbaar gemaakte bank- of girorekening van de Baarnse Schaakvereniging. In overleg met de penningmeester kan – naar keuze – maandelijks, per kwartaal, per half jaar of per jaar betaald worden. Bij de vaststelling van de hoogte van de contributie wordt onderscheid gemaakt tussen seniorleden (20 jaar of ouder) en jeugdleden (jonger dan 20 jaar).
De leeftijd op 1 januari is bepalend voor de hoogte van de contributie van dat jaar. Dubbelleden krijgen korting. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.
Algemene vergadering
artikel 13
Aan het begin van ieder verenigingsjaar wordt – vóór 1 november – een algemene vergadering gehouden.
artikel 14
Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het bestuur of een zodanig aantal leden dat minimaal over tien procent van het mogelijk door de leden uit te brengen gedeelte van de stemmen beschikt, dit nodig acht.
artikel 15
Alle leden en wettelijke vertegenwoordigers van jeugdleden hebben toegang tot de algemene vergadering. Het bestuur of een meerderheid van de algemene vergadering kan toestaan dat ook derden de vergadering geheel of gedeeltelijk bijwonen. Geschorste leden hebben evenwel geen toegang, tenzij de Statuten anders bepalen.
artikel 16
Het bestuur is belast met het bijeenroepen van de algemene vergadering. Zij doet dit tijdig, maar uiterlijk zeven dagen voor de vergadering, middels publicatie in het clubblad of door een andere schriftelijke kennisgeving aan alle leden, onder gelijktijdige vermelding van de agenda en eventueel daarbij behorende bescheiden.
Is het bestuur weigerachtig of nalatig dan kunnen de leden een algemene vergadering bijeenroepen overeenkomstig de bepalingen van de Statuten.
artikel 17
Besluiten worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. In geval van besluiten over personen is overeenkomstig de bepalingen van de Statuten een tweede stemming noodzakelijk als geen meerderheid behaald is.
artikel 18
Een lid van 18 jaar en ouder mag drie stemmen uitbrengen.
Een lid van 16 of 17 jaar mag twee stemmen uitbrengen.
Een lid van 15 jaar of jonger mag slechts één stem uitbrengen, met dien verstande dat voor leden van 14 jaar en jonger die stem slechts door hun wettelijke vertegenwoordiger kan worden uitgebracht.
Leden tot en met de leeftijd van 17 jaar hebben geen stemrecht over aangelegenheden van financiële aard; dat recht komt wel toe aan hun wettelijke vertegenwoordiger, die alsdan het aantal stemmen kan uitbrengen dat bij de leeftijd hoort van degene die vertegenwoordigd wordt.
Leden jonger dan 18 jaar en hun wettelijke vertegenwoordiger kunnen niet beiden over een voorgenomen besluit stemmen.
artikel 18 a
1.Behoudens de door het bestuur kandidaatgestelde bestuursleden kunnen ook vanuit de leden bestuursleden als kandidaat worden gesteld. Laatstbedoelde kandidaatstelling dient door tenminste drie leden te worden ondersteund. Een dergelijke steunverklaring dient voorzien van namen en handtekeningen van die leden uiterlijk 3 dagen voor de Algemene Vergadering bij de secretaris te worden ingeleverd.
2.Indien er meer bestuurskandidaten zijn dan er bestuursfuncties vrijkomen, wordt schriftelijk gestemd door middel van stembiljetten. Op de stembiljetten staan de namen van alle bestuurskandidaten. Gestemd wordt door het aankruisen van het exacte aantal namen dat nodig is om de vacante bestuursfuncties te kunnen vervullen.
3.Stembiljetten waar te weinig of te veel namen zijn aangekruist, of waarop wijzigingen zijn aangebracht zijn ongeldig.
4.Het bestuur stelt vóór de verkiezingen een stemcommissie in, bestaande uit twee van de aanwezige leden van de Algemene Vergadering. In die stemcommissie kunnen geen (kandidaat-)bestuursleden zitting nemen. De stemcommissie deelt de stembiljetten uit en neemt ze in ontvangst.
5.De stemcommissie telt de stemmen en deelt de uitslag meteen mee aan de Algemene Vergadering.
6.Als bestuurslid wordt vervolgens benoemd de kandidaat met de meeste stemmen, en vervolgens de kandidaat met de op één na meeste stemmen, en daarna de volgende zo lang dit nodig is gelet op het aantal benodigde bestuursleden.
Commissies
artikel 19
Het bestuur is bevoegd één of meer commissies in te stellen ter uitvoering van door haar bepaalde taken. In een commissie kunnen ook niet-leden zitting nemen, zij het dat minimaal één lid van de commissie lid van de vereniging is. Een commissie fungeert onder verantwoordelijkheid van het bestuur, tenzij door de algemene vergadering aan de commissie beslissingsbevoegdheid is toegekend ten aanzien van nader te omschrijven taken.
Clubblad
artikel 20
Er is een clubblad waarin minimaal mededelingen en verslagen worden gepubliceerd in die gevallen dat Statuten of reglementen van de vereniging dit vereisen. Het bestuur bepaalt in overleg met de redacteur van het clubblad de frequentie van verschijning.
Slotbepalingen
artikel 21
In geval van geschillen over de interpretatie van de bepalingen in dit reglement beslist een lid van het bestuur na minimaal één ander bestuurslid daarover geraadpleegd te hebben. Van deze beslissing staat beroep open bij het bestuur. Het bestuur behandelt een beroep tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering of zoveel eerder als mogelijk of noodzakelijk is, doch uiterlijk binnen een maand nadat het beroep is ingesteld.
artikel 22
Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht door de algemene vergadering met een meerderheid van stemmen, tenzij de Statuten anders bepalen.
artikel 23
Dit reglement treedt direct in werking nadat de algemene vergadering dit met een meerderheid van stemmen heeft goedgekeurd.
Aldus vastgesteld te Baarn tijdens de algemene vergadering gehouden op 4 november 2011.
M. Meijer A.A. Koekkoek
(voorzitter) (secretaris)